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Organisationsberatung im Kloster Hegne

Von Januar 2008 bis August 2009 hat LiSeplus Organisationsberatung das Kloster Hegne bei der zukunftsfähigen Umgestaltung der hauseigenen Wäscherei beraten und bei der Umsetzung begleitet. Das Magazin rhw management veröffentlichte jetzt dazu den Beitrag „Organisationsberatung in der Klosterwäscherei“.


In der aktuellen Ausgabe des Fachmagazins für Hauswirtschaft ist das Interview abgedruckt:
 

Organisationsberatung in der Klosterwäscherei

Was tun mit dem veralteten Maschinenpark der hauseigenen Wäscherei? Und wie soll zukünftig die anspruchsvolle Schleierwäsche der Ordensschwestern gereinigt werden? Genau vor diesen Fragen stand das idyllisch auf einer Anhöhe über dem Bodensee gelegene Kloster Hegne.

Mit LiSeplus Organisationsberatung & Training fand die Einrichtung in Allensbach-Hegne professionelle Beratung und Begleitung zu dieser Thematik. rhw management fragte Tanja Traub, Abteilungsleiterin von LiSeplus, welche Lösungen für die Klosterwäscherei gefunden wurden.

  • Vielleicht können Sie uns zunächst kurz die Wäscherei im Kloster Hegne vorstellen?

„In der hauseigenen Wäscherei des Klosters werden jede Woche 900 kg Wäsche gereinigt und schrankfertig verarbeitet. Schwerpunktmäßig setzt sich die Wäsche aus Flachwäsche, wie Tisch-, Bett-, und Frotteewäsche, sowie aus Leibwäsche und Schwesternbekleidung zusammen.

Ein hoher Qualitätsanspruch besteht bei der Kleidung der Schwestern, vor allem bei der aufwändigen Schleierwäsche. Für die in die Jahre gekommene Wäscherei suchte das Kloster nun zukunftsfähige Lösungsmöglichkeiten und holte sich mit LiSeplus Organisationsberatung & Training fachkundige Unterstützung ins Haus.„

  •  Wie ist LiSeplus zu diesem Auftrag gekommen?

„Wir haben mittlerweile als Organisationsberatung einen hohen Bekanntheitsgrad bei sozialen Einrichtungen und die Liebenau Service GmbH ist schon immer als fortschrittlich und innovativ bekannt. Außerdem machen wir in Form von Mailings und über unser ansprechendes Seminarangebot auf unser Angebot aufmerksam.„

  •  Was war nun das Problem bei der Klosterwäscherei?

„Ziel der Beratungsleistung von LiSeplus war es, die Wäscherei zukunftsfähig zu machen sowie Effizienzpotentiale herauszufiltern und umzusetzen. Eine Auslagerung der Wäschereileistung an einen externen Dienstleister kam nicht in Frage.

Der erste Schritt bestand nun darin, für den überalterten Maschinenpark eine Lösung zu finden. Einerseits waren die bestehenden Geräte, wie beispielsweise die 2-Kammer-Durchlademaschinen und die Muldenmangel, überdimensioniert und zum anderen waren Energie- und Medienverbrauch nicht mehr zeitgemäß. Den Energieverbrauch zu minimieren, stand ganz im Sinne des Umwelt-Projektes „Verantwortungsbewusster Umgang mit der Schöpfung“, welches derzeit mit hoher Priorität im Kloster Hegne durchgeführt wird.

Des Weiteren sollte definiert werden, ob es wirtschaftlich sinnvoll wäre, zusätzlich die Wäsche des angegliederten Altenpflegeheims Maria Hilf und/oder der ebenfalls zum Kloster gehörenden Pro Gast Hotelbetriebs-GmbH in der Wäscherei zu bearbeiten. Außerdem galt es, die hochwertige Bearbeitungsqualität der Schwesternwäsche zu bewahren und zugleich die in der Wäscherei angepassten Arbeitsplätze für Schwestern im fortgeschrittenen Alter beizubehalten.

Erschwert wurde das Projekt dadurch, dass die bisherige Wäschereileitung kurzfristig nicht mehr zur Verfügung stand und somit auch personell eine dringliche Anforderung bestand. Insgesamt lag damit eine komplexe Aufgabenstellung für die Organisationsberatung von LiSeplus vor.“

  • Wie geht man diese komplexe Problematik an?

“Im ersten Schritt ermöglichte die Status-Quo-Analyse eine fundierte Bestandsaufnahme aller relevanten Daten der Wäscherei. Hierfür analysierte ich nicht nur die Produktion während des laufenden Wäschereibetriebes sehr intensiv vor Ort, sondern arbeitete auch an den einzelnen Schnittstellen mit, befragte Mitarbeiter, sichtete verschiedene Dokumentationen und ermittelte wirtschaftliche Kennzahlen.

Schwerpunktmäßig wurde der gesamte Wäschereiprozess - von der Schmutzwäschenanlieferung über die Frischwäschebearbeitung bis hin zur Wäschekennzeichnung – erfasst und ausgewertet sowie Wäschemengen, Leistungsumfang, Personalsituation und sowohl Waschmittel-, Geräte- und Hilfsmitteleinsatz als auch die Hygiene- und Gebäudesituation detailliert erörtert.

Im Anschluss an die Bestandsaufnahme und Schwachstellenanalyse wurden die Ergebnisse dem Kunden präsentiert. Dabei konnten verschiedene Optimierungspotentiale unter anderem in der Einsparung und Korrektur einzelner Prozessschritte, der Optimierung der Personalorganisation sowie in Umstrukturierungsvorschlägen im Bereich Geräte und Medien aufgedeckt werden. Zusammen mit den Resultaten der Ist-Analyse wurden des Weiteren die neu kalkulierten Wäschepreise vorgestellt und die einzelnen Kostenbestandteile mit Benchmarkzahlen verglichen.“

  • Können Sie uns Beispiele für die Einsparung oder Korrektur bei einzelnen Prozessschritten geben?

“Beispielsweise waren die Sortierstationen zur personenbezogenen Kommissionierung der Frischwäsche als Regale an der Wand angebracht, wodurch teilweise während des Sortierprozesses lange Wege zurückgelegt wurden.

Nun erleichtert eine Sortierstationen mit mobilen Regalwägen, die in U-Form positioniert sind, die Arbeit. Ein weiteres Beispiel: Bettwäsche wurde teilweise 3-4 mal über die Mangel geglättet. Heute wird der Restfeuchtegrad der Wäsche angepasst, sodass - auch Dank der neuen Maschinentechnik - ein einmaliger Glättvorgang ausreicht.

Und so konnte beispielsweise ein Prozessschritt eingespart werden: Die Mitarbeiter hatten die Handtücher nach dem Trockenvorgang zunächst gestapelt und dann zusammengelegt. Das vorherige Stapeln macht bei Formwäsche, die leicht zerknittert, Sinn, jedoch nicht bei Handtüchern. So konnte dieser Arbeitsschritt eingespart werden.“

  • Was war dann der nächste Schritt im Beratungsprozess?

„Wirtschaftlichkeitsberechnungen für unterschiedliche Wäschereikonzeptionen bildeten den nächsten Meilenstein im Beratungsprojekt.

Hierbei bestanden drei mögliche Konzeptionen zur Auswahl: Die reine Reorganisation der bestehenden Klosterwäscherei, die zusätzliche Leistungserweiterung durch die Bearbeitung der Wäsche des Hotels „Haus St. Elisabeth“ oder die Leistungserweiterung durch die Wäschebearbeitung für das Hotel und auch das Altenpflegeheim Maria Hilf.

Auf Grundlage der Analysen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen der verschiedenen Varianten entschied sich Thomas Scherrieb, Verwaltungsdirektor des Kloster Hegne und Geschäftsführer des Hotels, nach dem Abwägen von Für und Wider dafür, die bestehende Wäscherei zu modernisieren und keine zusätzliche Wäsche zu bearbeiten.„

  • Warum hat man sich gegen eine Leistungserweiterung entschieden?

„Wenn die Altenhilfewäsche mit dazu gekommen wäre, hätte man deutlich teurere Durchlade-Waschschleuder-Maschinen anschaffen müssen, um eine Trennung in reine und unreine Seite gewährleisten zu können. Damit hätte sich das Konzept nicht mehr gerechnet. Außerdem hätte man das Personal deutlich aufstocken müssen und die Personalkosten in sozialen Einrichtungen sind höher als in gewerblichen Wäschereien.

Auf jeden Fall musste aber aufgrund der unvollständigen Personalsituation die Neubesetzung der Stelle der Wäschereileitung in Angriff genommen werden. Zusammen mit LiSeplus erstellte das Kloster Hegne das Anforderungsprofil des gewünschten Kandidaten sowie die Stellenanzeige.

Bei den darauf folgenden Vorstellungsgesprächen war ich ebenfalls anwesend, um die Fachlichkeit der Bewerber zu beurteilen. Die Stelle konnte mit Anita Braun gut besetzt werden. Sie ist Hauswirtschaftsmeisterin mit Ausbildereignung sowie Hotelfachfrau.„

  • Von der Theorie in die Praxis: Wie sah die Umsetzung des Konzepts aus?

„Mit der konzeptionellen Entscheidung ging das Projekt in die Umsetzungsphase, in der über einen konkreten Aktionsplan alle Projektschritte detailliert geplant und kontinuierlich umgesetzt wurden.

Zunächst folgte die Wäscherei- und Geräteplanung durch LiSeplus gemeinsam mit der neu eingestellten Wäschereileitung. Lieferantengespräche wurden geführt und Angebote eingeholt. Die fundierte Prüfung von Angeboten und Geräten erfolgte durch den Technischen Leiter des Textilservices der Liebenau Service GmbH sowie durch Gerätebesichtigungen in Referenzwäschereien.
Dabei wurde der Anspruch verfolgt, einerseits moderne Techniken und energieminimale Geräte einzusetzen und andererseits eine hohe Wirtschaftlichkeit und ein optimales Kosten-Leistungsverhältnis zu erreichen.

Nach der Kaufentscheidung wurden die Umbaumaßnahmen und der Geräteeinbau angegangen.„

  • Was sind die grundlegenden Neuerungen in der Wäscherei?

„Heute verfügt die Klosterwäscherei nicht nur über neue und moderne Geräte, wie Waschschleudermaschinen und Trockner, sondern auch über eine fortschrittliche Wäschereiausrüstung, wie beispielsweise mobile Mangeltische und ergonomische Stehhilfen.

Um effizient gestaltete Arbeitsabläufe zu ermöglichen, wurde das Thema Arbeitsplätze besonders berücksichtigt, genauso wie die Problematik Ergonomie am Arbeitsplatz. Gerade für die Schwestern im fortgeschrittenen Alter, die in der Wäscherei arbeiten, konnten so die Arbeitsbedingungen deutlich verbessert werden. Beispielsweise wurden früher teilweise die Wäschewannen getragen, heute sind die Wannen in einem Transportwagen und passen genau unter die Bullaugen der Waschmaschine.

Auch konnten die Wäschereiprozesse tiefgreifend optimiert werden. So wurde unter anderem der Restfeuchtegrad der an der Mangel zu glättenden Textilien an die Dauer des Glättvorgangs der Mangelwäsche angepasst. Des Weiteren wurde das Trocknervolumen dem Fassungsvermögen der Waschmaschinen angeglichen, so dass eine optimale Füllmenge bzw. Maschinenauslastung gewährleistet ist. Über eine Dosieranlage konnte darüber hinaus der Waschmittelverbrauch bedeutend gesenkt werden.“

Vielen Dank für das Gespräch!
Alexandra Höß

 

Weitere Informationen

LiSeplus Organisationsberatung & Training
rhw management
Referenzschreiben des Klosters Hegne

erstellt am 24.10.2010





 

Idyllisch über dem Bodensee gelegen: Kloster Hegne.

 

 

Anita Braun (rechts), Wäschereileiterin im Kloster Hegne, mit zufriedenen Mitarbeiterinnen an der neuen Mangel.

 

 

 

Prozessoptimierung an der neuen Mangel:
Dank moderner Technik kann der Restfeuchtegrad der Wäsche so angepasst werden, dass ein einmaliger Glättvorgang ausreicht. Vor der Modernisierung wurde teilweise drei bis vier mal über die Mangel geglättet.

 

 

 

Vorher:
Fest in der Wand verankerte Regale erschwerten die personenbezogene Kommissionierung der Frischwäsche, da während des Sortierungsprozesses oft lange Wege zurückgelegt werden mussten.

 

 

Nachher:
Heute wird die Arbeit an der Sortierstation durch mobile Regalwände, die beliebig positioniert werden können, erheblich erleichtert.

 

 

Vorher:
In die Jahre gekommene, überdimensionierte Durchlade-Waschschleuder-Maschinen

 

 

Nachher:
Die alten Maschinen wurden mit energieminimalen Waschmaschinen ersetzt, die an das Wäschevolumen und
die Wäschearten der Klosterwäscherei individuell angepasst sind.